Zadatak planiranje života

Svatko od nas pokušava imati na umu beskrajne popise obaveza. Kako poboljšati funkciju mozga i produktivnost da se prestanete osjećati tako preopterećeno?

Tuširate se, samo stavite šampon na kosu i odjednom se sjetite da ste zaboravili nazvati sestru za mamin rođendan. Zašto vam je ova pomisao pala baš sada?? Zašto o tome nisu razmišljali ranije, kad je telefon bio pri ruci? Dok se osušite i odjenete, pola tuceta drugih misli će vam posjetiti glavu i izbrisati misao o pozivu iz vašeg sjećanja. A kad se vratiš kući, često se uzrujaš jer si zaboravio kupiti mlijeko. Zašto vas mozak nije podsjetio na mlijeko kada ste bili u odjelu s mliječnim proizvodima i skinuli jogurt s police??!

Znate li zašto se to događa? Vaš mozak nije dobar za popis obaveza. A vaš popis obaveza može ometati vaš posao, a ne pomoći vam da ga obavite. Carson Tate, u knjizi Easy to Work, govori o sustavu za izradu popisa u četiri koraka.

Opći popis zadataka

Svatko od nas pokušava imati na umu beskrajne liste prioritetnih zadataka, preopterećujući tako svoje pamćenje. Što se može učiniti u takvoj situaciji? Kako poboljšati funkciju mozga i produktivnost da se prestanete osjećati tako preopterećeno? Rješavanje problema počinje revidiranjem vašeg popisa obaveza. Napravite svoju glavnu kontrolnu listu ZADATAKA. Lista se kreira u 4 koraka:

nisam dovoljno dobar

Razmišljati,
Djeluj,
Vrsta,
Zadržati.

Cilj je u ovom slučaju dvostruk. Prvo, prestanite koristiti svoj mozak kao spremište i dojavljivač informacija. I drugo, nabavite si alat koji će vam omogućiti da brzo vidite što treba učiniti i obaviti posao.

"Glavni zadatak mozga je osmisliti ideje, a ne zapamtiti ih.". David Allen

Faza # 1: Razmišljajte - bavite se svojim mislima

Morate očistiti predmemoriju memorije. Razmislite o svim svojim osobnim i profesionalnim zadacima. Zamislite da uzmete i okrenete svoj mozak naopačke i sav njegov sadržaj bacite na papir, bijelu ploču ili u računalni program – općenito, nije važno što. Cilj je izbaciti sve zadatke i ideje iz glave i prenijeti ih u materijalni svijet.

Ne brinite o redoslijedu kojim se poredaju. Osobni zadaci, profesionalni, društveni, neformalni, kratkoročni, dugoročni - sve to zbrojite redoslijedom kojim vam padnu na pamet. Primjer popisa obaveza koji bi trebao pokrenuti rasterećenje vašeg mozga i pomoći vam da izvučete sve što se možda skriva u kutovima vašeg sjećanja.

Projekti (u tijeku i koji će se započeti)
Obveze/obećanja prema drugim ljudima (kolege, klijenti, poznanici, značajna druga osoba, djeca, roditelji, prijatelji)
Zdravlje, sport
Sastanke treba dogovoriti i/ili zatražiti.
Upute koje treba ispuniti.
Kućanski poslovi (popravci, kupnje, računi)
Knjige koje želite čitati
Administrativni problemi (pošta, društvene mreže)
Delegirani zadaci
Istraživanje
Nadolazeći osobni događaji (posebni datumi, rođendani, praznici, godišnji odmori, kulturna događanja)
Gotovo je nemoguće odrediti prioritete, napraviti planove i uspješno ih izvršiti kada imate na umu sve svoje zadatke. Pustite ih u vanjski svijet – oslobodite svoj mozak kako bi mogao raditi ono što najbolje radi – produktivan posao. To može potrajati od nekoliko minuta do nekoliko sati. Stoga učinite ovu aktivnost ugodnom: natočite si šalicu ukusnog čaja, uključite omiljenu glazbu, koristite svoju omiljenu bilježnicu i olovku.

Za što je plan i kako planirati svoj život

Kada se rasterećenje mozga završi, primijetit ćete da je buka u vašoj glavi počela jenjavati. No, ono što ste povjerili na papir ili unijeli u računalo je u formatu koji je u praksi potpuno neupotrebljiv. Zapravo, ovo što sada imate samo je ogroman nered. Mora se dovesti u oblik koji je prikladan za korištenje kako bi se povećala vaša produktivnost.

Faza broj 2: Djelovanje - fiksiranje radnji

Vaš je cilj pretvoriti svaku stavku na kontrolnoj listi za rasterećenje mozga u određenu radnju ili niz specifičnih radnji. Drugim riječima, učinite to tako da ne morate razmišljati o tome koje točno korake poduzeti. Neophodno je da odmah možete početi rješavati problem.

trag. Svi praktični koraci obično počinju glagolom radnje: “dovršiti”, “nazvati”, “kupiti”, “istražiti”, “saznati”, “provjeriti”, “razgovarati”, “odobriti”, “instalirati” itd.d.. Ako je moguće, pokušajte se ograničiti na tri ili četiri specifične aktivnosti za svaki projekt.

Ovaj vam postupak može trajati od 30 minuta do tri ili više sati, ovisno o broju stavki na vašem popisu.

Faza 3: Sortiranje - sortiranje i strukturiranje

Pogledajte svoj popis specifičnih radnji i razmislite kako ih najbolje grupirati. Postoji mnogo načina za razvrstavanje zadataka:

101 savjet kako uštedjeti novac i postati bogatiji

pomoću alata ili resursa potrebnih za dovršavanje određene stavke (telefon, e-pošta, Excel, itd.).d.);
od strane ljudi (jedan ili drugi kolega, pomoćnik, supružnik);
po lokaciji na kojoj se morate nalaziti kako biste izvršili zadatak (vaš ured, ured klijenta, vaš dom, auto, avion);
po projektima;
do roka;
po razini energije koju morate imati da biste učinkovito obavili posao (visoka, srednja, niska);
prema vremenu potrebnom za rješavanje problema (5 minuta, 15 minuta, jedan sat).
Možete birati između 10 glavnih kategorija, na primjer: Pozivi, E-pošta, Avion, Projekti, Narudžbe, 15 minuta, Ciljevi i Dom, Na čekanju i Možda jednog dana". Popis "Možda jednog dana" može se pustiti i napraviti za inspiraciju.

Faza 4: Čuvajte - držite sve na jednom mjestu

Za početak morate odlučiti koju vrstu fizičkog medija - kutiju, zid, prijenosno računalo ili elektronički program koji ćete koristiti za pohranjivanje popisa zadataka. Vrlo je važno da imate samo ovaj popis. Sve što trebate učiniti mora biti u vidokrugu. To će vam omogućiti da ga uhvatite na prvi pogled i donesete provjerenu odluku o daljnjim radnjama. Posjedovanje više popisa samo će vam smetati u postizanju vaših ciljeva, izazivati ​​pustoš, stres i gubiti vrijeme.

Život je prekratak da iz njega ne uzmemo sve

Nakon što obavite ove korake sa svim svojim zadacima, rasteretit ćete svoj mozak i moći ćete raditi zanimljivije zadatke – generirati zanimljive ideje i provoditi ih, bez straha da ćete nešto propustiti.

Adaptirano iz "Work Easy" Carsona Tatea.