Kako ispravno raditi s e-poštom

Kako ispravno raditi s e-poštom

U doba moderne tehnologije podcjenjujemo važnost stvaranja sustava za rad s elektroničkim porukama. Kako raditi s e-poštom?

Pogreška većine ljudi je ta što podcjenjuju važnost stvaranja sustava za razmjenu poruka e-pošte. Jedan od načina je zamisliti rad s e-poštom kao slijed sljedećih koraka.

1 - Pristup e-pošti
2 - Hrpa pisama
3 - Provjera dolazne korespondencije
4 - Uklanjanje
5 - Izvršenje
6 - Skladištenje

jedan. Pristup e-pošti

Prvi korak je postavljanje rasporeda u koje vrijeme ćete svakodnevno provjeravati svoju e-poštu. Obično bi većina ljudi trebala provjeravati svoju e-poštu četiri puta dnevno:

jedan. Prva stvar ujutro. Većina ljudi započinje svoj radni dan provjeravanjem e-pošte kako bi se uvjerili da nisu propustili ništa hitno.

2. Prije pauze za ručak. Vrijeme ručka je prirodna stanka u vašoj poslovnoj aktivnosti; kako biste ovo vrijeme učinili produktivnijim, možete provjeriti svoju e-poštu.

3. Sredina poslijepodneva. Ovo je još jedna prirodna stanka kada trebate uzeti pauzu ili ćete krenuti na poslovni sastanak.

San se ne želi ostvariti?

4. Kraj radnog dana. Ako prije napuštanja radnog mjesta oslobodite mapu pristigle pošte što je više moguće, sljedećeg jutra odmah ćete ići na pregled novih poruka. Ako ste uvjereni da nema hitnih stvari ostavljenih bez nadzora u zadnji tren, to će jamčiti opušteniju večer za vas i vaše kolege.

Za većinu ljudi najbolja opcija, a najmanje ometajući njihov radni tijek, jest provjeravati poštu četiri puta dnevno i odvojiti najviše 15 minuta za svaku "sesiju" rada s e-poštom.

2. Hrpa pisama

Važno je razumjeti da e-poruku obrađujete četiri puta dnevno. To ne znači da morate odmah odgovoriti na sve poruke koje zahtijevaju odgovor ili u roku od 15 minuta napisati sve e-poruke koje ste planirali poslati. Morate prihvatiti činjenicu da vaša pristigla pošta nije ništa drugo do hrpa pisama koja čekaju da budu rastavljena.

3. Provjera dolazne pošte

Sljedeći korak je provjera svih poruka, što ne znači da biste trebali pročitati svaku. Često se odluka e-pošte može donijeti na temelju naslova ili prvih nekoliko redaka. Poštanske poruke i bilteni sastavni su dio naše korespondencije. Ako ste analitičar industrije, newsletter je vjerojatno najvažniji dokument za vas i pomno ga proučavate svaki dan. No, u ostalom to nije slučaj i brzo možete utvrditi je li nam ovaj newsletter važan ili koristan. Ne zahtijevaju sve e-poruke odgovor: to su, na primjer, slova na kojima ste naznačeni u kopiji ili predmet poruke implicira da se samo trebate upoznati s tim podacima.

Kako biti zanimljiva osoba?

4. Brisanje

Ako vam je glavni cilj osloboditi pristiglu poštu, jedan od najjednostavnijih načina da to postignete je brisanje poruka. Ako nakon čitanja newslettera zaključite da vam ove informacije nisu korisne, odjavite se s ovog newslettera. Nećete požaliti i nećete morati trošiti više vremena na njegovu obradu. Izbrišite sve poruke koje ne zahtijevaju daljnje vaše radnje.

Ako se iznenada nađete da brišete sve poruke koje dolaze s određene adrese, razmislite zašto se to događa.

5. Izvršenje

Kao i kod rada s papirnatim dokumentima, preporučljivo je da se više ne vraćate na slova koja ste pročitali.

Ako vam je potrebno samo nekoliko minuta da odgovorite ili proslijedite poruku, učinite to odmah. Trebali biste, ako je moguće, odmah odgovoriti na poruke koje potvrđuju ili zakazuju vrijeme sastanka, zatražiti informacije o vašim kontaktima, sadržavati bilo kakva pitanja ili zahtjeve, osim ako vam, naravno, to ne oduzima puno vremena.

Ako shvatite da trebate dodatne informacije, privući druge ljude ili vrijeme za razmišljanje, tada nećete moći odmah odgovoriti na takvo pismo. Kasnije ćete morati nešto poduzeti: možda odlučite hoćete li doista odgovoriti na ovo pismo i nešto poduzeti. Ako ne, možete odmah poslati pismo pravoj osobi. Prije nego što delegirate zadatak, može potrajati neko vrijeme da se odredi tko bi trebao biti glavni. Ako pismo zahtijeva radnju od vas, spremite samo značajan dio informacija i izbrišite samo pismo. Oslobodite svoju pristiglu poštu od takvih poruka i pohranite potrebne informacije, na primjer, u sustav za praćenje rada na vašim projektima, u kalendar ili sustav planiranja kako biste bili sigurni da ste ga dovršili. Upravo je to egzekucija – sigurnost da će sve što treba biti učinjeno.

Neočigledni načini da postanete sretniji i uspješniji

6. Skladištenje

Ako se poruka e-pošte ne može izbrisati (ili ne možete odgovoriti na nju, a zatim je izbrisati), potrebno ju je spremiti.

Primarni razlog zašto bi vam to moglo zatrebati je taj što ćete se u budućnosti morati pozivati ​​na ovaj dokument (na primjer, informacije o nečemu, donesena odluka, uputa, izvješće o napretku itd.). Ako iznenada nemate dokument na koji se možete pozvati, to će imati štetne posljedice po vas.

Ne postoji jedan siguran način pohranjivanja e-pošte. Morate smisliti sustav koji je učinkovit za vas osobno.

Jedna od opcija je sustav podmapa u vašoj pristigloj pošti. Podmape možete sortirati po temi, kategoriji, klijentu ili projektu, ovisno o vrsti poruke koju obično primate. Mnogi ljudi stvaraju zasebnu mapu pod nazivom "Obrađena pisma", u koju stavljaju sve označene poruke i poruke koje zahtijevaju daljnje radnje.

Koji god sustav za pohranu e-pošte odabrali, zapamtite da je jedino mjesto na koje ga ne biste trebali pohranjivati ​​u pristigloj pošti. Zapamtite da vam e-pošta ne bi trebala trajati 24 sata dnevno, sedam dana u tjednu. Održavanje pretinca e-pošte urednim u unaprijed određeno vrijeme uštedjet će vam sate tjedno, smanjiti stres koji osjećate u strahu da ćete ga propustiti i povećati učinkovitost kada se bavite onim što je stvarno važno. To su jednostavna načela koja se lako pamte.

Dobre financijske navike

Članci o toj temi